“No te conformes con adaptarte a como siempre se ha realizado algo, mejóralo.”
Según la RAE un proceso es: “Acción de ir hacia adelante, transcurso del tiempo, conjunto de fases sucesivas de un fenómeno natural” (RAE, 2023). Por otro lado, tenemos que “un proceso es una secuencia de acciones que se llevan a cabo para lograr un fin determinado” (Andraka, 2011), luego tenemos que “es una forma de comprender la compleja interacción entre acciones y personas en el tiempo y el espacio” (Carrasco, 2009)
¿Dónde se aplican los procesos? Un proceso lo puedes aplicar en cualquier actividad que te imagines; Tu rutina de la mañana ya es un proceso, tu ida al trabajo, la elaboración de una torta de chocolate compra de materiales de oficina, entrega de flores a un cliente, en fin, todo lo que te imagines lleva un proceso. ¿Como lo sabes? Pues inicias con una actividad, en el desarrollo de esta puedes ir haciéndote preguntas ¿Qué pasaría si hago algo distinto? ¿Como lo hago más rápido? ¿Cuántos caminos existen para hacer esto que tenía en mente?, estas preguntas básicas son ya una búsqueda de mejoras de procesos.
¿Como nos sirve aplicar la optimización de procesos? El estar inmiscuido en nuestros procesos nos permitirán identificar áreas de oportunidad a mejorar, por ejemplo, tienes que hacer en la fabricación de químicos por fórmula, al revisar el proceso de producción te das cuenta de que no tienes envases que faciliten esa composición entonces procedes a comprar y le ahorras tiempo al operador de producir, ¿qué ganaste? Pues optimizaste recursos como; reducir horas de trabajo, produces más, entre otros.
Es importante que no te conformes con “siempre se ha hecho así”, “o “así me siento cómodo o cómoda realizando una actividad” pues en toda actividad siempre hay oportunidad de mejorar. Ahora te preguntarás ¿Como hago mejoras? Existen tantos modelos de negocios ¿Como sabemos cuál aplicar? Revisemos algunas entre ellas tenemos la metodología Kanban, es un tablero como sistema de comunicación que puedes utilizarlo como; control de inventario, sincronización de procesos de producción, programación, organización de actividades pendientes. En fin, este modelo es adaptable a lo que necesites, y es recomendable para todo tipo de industria y tamaño de empresa.
Otra metodología que tenemos es metodología Six Sigma, que se apoya de la estadística pues busca solucionar problemas en los procesos por medio de ver de toda tus actividades o producción cuantas veces se ha cometido un fallo, una vez lo identificas debes solucionarlo y prevenirlo, sin embargo, esta metodología está enfocada en medianas y grandes empresas por lo que no se recomienda para empresas pequeñas o emprendimientos.
En lo personal una mejora de procesos que ayude en la implementación fue en revisar un proceso de producción de una empresa química, solían pegar etiquetas troqueladas a mano, esto se optimizo hablando directamente con el productor del envase solicitándole nos ayude con la colocación de una etiqueta simple, con este cambio se hizo un ahorro en tiempos de trabajo. Como puedes ver pequeños cambios pueden hacer grandes significados.
Ahora la tecnología ¿cómo nos ha ayudado? Podrías revisar la aplicación; Trello, Microsoft planner, taskworld. Estas aplicaciones te permiten utilizar la metodología Kanban. En conclusión, te invito a levantar tus procesos, analizarlos, generar un diagnóstico de las anomalías y de estos buscar como mejorarlos y así optimizar tus procesos.
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