Reconocimiento a la labor secretarial

Buenos días, saludo a los lectores del periódico Al Poniente desde el edificio de posgrados la Facultad de Ciencias Humanas de la Universidad Nacional de Colombia en la ciudad de Bogotá, diseñado por el arquitecto francés Rogelio Salmona, un bellísimo espacio de la Ciudad Universitaria, donde me motivé a escribir esta columna en una reunión con varias secretarias del Alma Mater de los colombianos.

La semana que acaba de terminar se celebró el tradicional Día de la secretaria, instaurado en el año 1950 por iniciativa de la empresa Remington, fabricante de las máquinas de escribir que por mucho tiempo fueron el símbolo de la labor secretarial.

A propósito de esa fecha me propuse hacer un reconocimiento a la labor secretarial en todo tipo de organizaciones, independientemente de su carácter, de su vocación o de su tamaño.

La palabra Secretaria viene del latín Secretarĭus, y se refiere a una función imprescindible en una organización.

Haciendo eco de los planteamientos de los especialistas de género hoy no deberíamos hablar de la secretaria sino de la secretaría, puesto que las funciones que implica pueden ser desarrolladas tanto por hombres como por mujeres.

Esta es una actividad realmente necesaria e importante en toda gestión organizacional, cualquiera que sea el carácter de la empresa, porque por sus manos pasan desde los asuntos más complejos y trascendentales hasta los temas operativos que tienen que ver con el día a día de las tareas de su dependencia.

Algunos bloggeros se refieren a que la labor secretarial tiene conexión con el concepto de secreto, (1) porque por su escritorio circulan temas confidenciales y que requieren de la correspondiente privacidad.

La persona que asume las labores secretariales es, por encima de todo, un ser humano, de la cual se espera que tenga variadas cualidades y valores, que en ocasiones pudieran considerarse como evidentes, pero que son características que hacen la diferencia en su trabajo.

 

–      Organización. Esta es una característica absolutamente necesaria, que amerita resaltar. Quien asume un nuevo cargo puede considerar que recibe un regalo a su llegada cuando se encuentra con una labor secretarial juiciosa y organizada. Esta situación se presenta con mayor intensidad en el sector público, donde jefes y personal de confianza van rotando en forma casi obligada.

 

–      Vocación de servicio. Quien desempeña la secretaría está al servicio de públicos internos y externos, con toda la complejidad de los seres humanos, a veces amables y a veces hoscos e impertinentes.

 

–      Apertura al cambio. Las organizaciones del siglo XXI son entes vivos que se transforman en la medida en que el mundo va evolucionando y particularmente en el campo tecnológico. Quien desempeña la labor secretarial debe ser una persona dispuesta a reinventarse en forma permanente.

 

–      Creatividad. Un ente organizacional al servicio de diferentes públicos, como es el caso de la secretaría, debe tener una mente creativa para mantenerlos satisfechos a todos con un toque de equilibrio.

 

–      Inteligencia emocional. El trabajo secretarial invita a que quien lo desempeñe potencie su inteligencia emocional y sea un centro de acogida tanto para empleados como para personas externas que llegan a su despacho.

 

–      Ética. En la labor secretarial se requiere de un claro y sólido comportamiento ético. Por las manos de quien desempeñe esta digna labor pasan temas y documentos confidenciales y asuntos que requieren de la mayor privacidad. El comportamiento ético no implica esconder errores o equivocaciones, sino preservar aquellos asuntos que beneficien a la institución.  Discreción
En mi vida profesional he servido en proyectos de consultoría a más de 350 organizaciones, lo que me da la oportunidad de pararme en un balcón para observar diversos estilos y esquemas administrativos. Por eso puedo dar fe de que las dependencias destacadas cuentan con una secretaría comprometida y proactiva.

Y para terminar quiero acudir a Carlos Castro Saavedra, (2) en su libro “Elogio de los Oficios”, para participar en este reconocimiento a las personas en cuyas manos descansa la labor secretarial:

 
“Son personas simples y buenas.
Entre sus manos hacen el milagro de transformar áridos documentos en comunicaciones comprensibles. Los clasifican en forma ordenada y bella.
Saben que el trabajo es gratificante cuando se hace con amor.
Hacen de su faena diaria algo más que un esfuerzo habitual.
Entienden la trascendencia de su labor y toman su oficio con cariño.
Arduo es su trabajo a veces, sobre todo cuando la presión las agobia. Tienen que redoblar su esfuerzo para guardar la calma y la serenidad ante reproches injustos y caprichos de quienes exigen de ellas más de lo debido.
Su trabajo requiere condiciones, aptitudes y esfuerzos. Se aprende paso a paso. Se perfecciona con la práctica, con el amor, con el deseo de servir a la comunidad.
En ellas hay calor humano, comprensión y hermandad. A veces parecen incansables.
Son las reinas de la comunicación. Cantan la canción del progreso”.

Con la seguridad de que me quedarán faltando nombres, quiero hacer un homenaje a algunas de las secretarias, (todas mujeres en mi caso), que marcaron positivamente diferentes momentos de mi quehacer profesional: Clara, Mayra Lucía, Maria Enriqueta, Pilar, Vicky, Eulalia, Ofelia, Alba Ruth, Doris, Marcela y Anita.

[author] [author_image timthumb=’on’]https://scontent-b-mia.xx.fbcdn.net/hphotos-ash3/t1.0-9/1512389_1429197034004824_2448223768463337392_n.jpg[/author_image] [author_info]Diego Germán Arango Muñoz Ingeniero Administrador de la Universidad Nacional de Colombia Psicólogo, de la Universidad de Antioquia Administrador Turístico, del Colegio Mayor de Antioquia. Especialista en Mercadeo, de le Universidad Eafit. Especialista en Investigación Social, de la Universidad de Antioquia. Profesor de la Universidad nacional de Colombia desde 1977. Profesor invitado a 35 universidades hispanoparlantes. Consultor en Marketing para más de 350 compañías. Director de más de 3,500 investigaciones empresariales en el campo del Marketing. Leer sus columnas.[/author_info] [/author]

 

 

 

 

Bibliografía:

(1).https://es.answers.yahoo.com/question/index?qid=20071113185558AA0iNBw

(2).http://grandezadelser.blogspot.com/2009/04/homenaje-las-secretarias-y-sus-valores.html