Por casi dos décadas, en virtud del artículo 14 de la Ley 87 de 1993, modificado por el artículo 156 del Decreto 2106 de 2019, los informes de auditoría tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales, sucediendo entonces que se promuevan actuaciones propias del derecho sancionatorio en las que seguramente se tomen decisiones en contra de los funcionarios públicos a cargo de los procesos y procedimientos que regulan la gestión administrativa, pero ¿se cumplen los presupuestos mínimos que garanticen la recolección, conservación y disposición de los medios de prueba (evidencias) de auditoría?.
Seguramente, el interrogante propuesto será resuelto por cada entidad pública y especialmente por cada uno de los Servidores Públicos a quienes les fue encomendado el ejercicio de auditoría, sin embargo, las líneas que nos ocupa se edificarán en los elementos normativos generales y abstractos de leyes colombianas, así como de la norma internacional de auditoría 500, a partir de las cuales, el ejercicio de auditoría interna se viste de tecnicismos y protocolos que fortalecen el ejercicio de auditoría como posible génesis de procesos penales y disciplinarios.
Para efectos de los anterior, resulta importante señalar que, la labor profesional del auditor lo lleva a permanecer en contacto con evidencias que se tornan en elementos materiales probatorios, ello porque la aplicación de las normas internacionales de auditoría (NIA), han marcado un estándar importante en el aseguramiento de los elementos o instrumentos provenientes de conductas administrativas generadoras de hallazgos, evidencias que deben fundarse en argumentos reales, con capacidad de verificación y oposición, facilitando la traza en la información, para luego ser objeto de análisis conforme los criterios de la sana crítica, en escenarios judiciales o administrativos.
Así pues, el artículo 254 del Código de Procedimiento Penal, enseña que “(…) Con el fin de demostrar la autenticidad de los elementos materiales probatorios y evidencia física, la cadena de custodia se aplicará teniendo en cuenta los siguientes factores: identidad, estado original, condiciones de recolección, preservación, embalaje y envío; lugares y fechas de permanencia y los cambios que cada custodio haya realizado. Igualmente se registrará el nombre y la identificación de todas las personas que hayan estado en contacto con esos elementos.
La cadena de custodia iniciará en el lugar donde se descubran, recauden o encuentren los elementos materiales probatorios y evidencia física, y finaliza por orden de autoridad competente…”.
Disposición normativa que en cumplimiento del artículo 6° Constitucional, el servidor público que funge como auditor de control interno debe garantizar, obligándose a observar principios como identidad de la evidencia que no es otra cosa que garantizar su presentación, apariencia y estado; principio de integridad el cual representa que la evidencia de auditoría se recolectó con respeto al debido proceso y permaneció de esa manera hasta su disposición final; principio de preservación que se traduce en mantener la evidencia en condiciones de inalterabilidad; almacenamiento, principio que impone al auditor el deber de asegurar y guardar la evidencia en condiciones adecuadas, pero ante todo libre de alteraciones que afecten con posterioridad su análisis; continuidad, principio que permite establecer la secuencia ininterrumpida de la evidencia a partir de su recolección hasta su disposición final, que luego de ser parte del informe final de auditoría, pasará ante la autoridad penal, disciplinaria o de responsabilidad fiscal encargada de investigar la conducta del servidor que originó el daño económico o cualquier otro que genere la potencial sanción y finalmente el principio de registro, con el cual desde el auditor y todo aquel que tenga contacto con la evidencia asuma en debida manera el rol de custodia.
Sólo así, a través del cumplimiento de los principios señalados en líneas anteriores, el auditor de control interno que en cumplimiento de sus funciones documente hallazgos con alcance penal, disciplinario o fiscal, asegura que el informe final de auditoría se mantenga firme en el contradictorio propio de actuaciones de naturaleza sancionatoria, contrario sensu, la ausencia de un sistema probatorio no solo pondrá en riesgo las decisiones adoptadas en el citado informe final, sino que, además conllevará a la exclusión o inexistencia de prueba por vicios de ilicitud.
Ahora bien, los principios de los que se viene decantando y que pudieran considerarse como exclusivos del sistema penal acusatorio, deben ser abordados a partir de la norma internacional de auditoría 500, que en esta materia fija la importancia de la evidencia como resultado del trabajo de campo, proporcionando los elementos que generan confiabilidad y consistencia al ejercicio profesional del auditor, funciones que de acuerdo al resultado posicionan o debilitan a la institución, de manera que, para disponer de un informe final que permita verdadera toma de decisiones en la organización, se requiere de hallazgos soportados en evidencias cumplidoras de las siguientes características:
Para la NIA 500 la evidencia debe ser relevante, auténtica, verificable y neutral, la primera de ellas, permite que el auditor llegue a conclusiones acertadas respecto de los objetivos de auditoría; es auténtica cuando se recauda del quehacer en el proceso o procedimiento evaluado; es verificable cuando con plena certeza permite que mas de un auditor por separado lleguen a las mismas conclusiones y es neutral cuando en todo caso, desde la programación, planeación y ejecución de la auditoría, median criterios de objetividad e imparcialidad.
A voces de la norma ibidem, el auditor de control interno debe obtener la evidencia (prueba de auditoría) a partir de las pruebas de control, que tienen como finalidad establecer la idoneidad del sistema de control interno y las pruebas sustantivas tendientes a establecer el cumplimiento de los procesos y procedimientos de la entidad auditada, recaudo que se realiza a través de las técnicas de auditoría, de las que nos ocuparemos en las siguientes líneas.
Entre las técnicas de auditoría encontramos la inspección que corresponde a la evaluación física de documentos, ésta es la más utilizada en líneas de auditoría como la jurídica, permitiendo examinar registros y recaudar elementos tangibles que vislumbran el trámite de operaciones; la observación que le permite al auditor el conteo de inventarios y la verificación en la ejecución de procedimientos; la indagación mediante entrevista que tiene como finalidad recaudar información a través del relato de funcionarios fuera o dentro de la organización, diligencia que en la práctica incumple requisitos mínimos como los establecidos en el Capítulo V de la Ley 1564 de 2012, de manera que para su legalidad debe practicarse a través de grabaciones, video y por escrito, consultando sobre los aspectos que el entrevistado hubiese conocido en el ejercicio de sus funciones o de terceros.
Por su parte, la evidencia testimonial siendo la más utilizada debe componerse de características como la relevancia que según la norma internacional 500, se da al encontrar relación entre la evidencia y su uso, ofreciendo bases sólidas para el hallazgo, razón por la que el auditor de control interno deberá recaudarla con especial cuidado, garantizando entre otras el debido proceso administrativo, para lo cual si en desarrollo de la prueba el entrevistado realiza señalamientos en contra de un tercero, que trasciendan a conductas punibles y disciplinarias, el auditor deberá cumplir con la toma de juramento, indicando las consecuencias jurídicas de faltar a la verdad y advertirle el derecho que le asiste conforme al artículo 33 Constitucional, formalismos sustanciales que a falta de una regulación expresa pueden resultar incumplidos y de suyo viciar de nulidad su disposición final ante las autoridades penales, disciplinarias o fiscales.
Nótese la importancia de cumplir con los protocolos para el recaudo de las evidencias de auditoría, protocolos que en la praxis se tornan de claro a oscuro, pues si bien existen las disposiciones que le imprimen legalidad a la prueba, también es que el ejercicio de auditoría desconoce el trámite legal, vicios que seguramente podrán trascender en los juicios penales o procesos disciplinarios, habida cuenta que en el contradictorio propio del derecho a la defensa, los apoderados de funcionarios investigados por causa del hallazgo disciplinario, penal o fiscal, seguramente alegarán irregularidades sustanciales en el recaudo, conservación y disposición de la evidencia, conllevando a impunidad en las conductas que afectan gravosamente a la administración pública.
En igual línea de argumento, es oportuno que el auditor seleccione de manera adecuada los elementos sobre los que se realizará las pruebas para la obtención de evidencia de auditoría, a efectos de facilitar el proceso de valoración en conjunto con otras evidencias que ofrezcan certeza en el incumplimiento de los trámites regulados por la organización para el alcance de los objetivos, para lo anterior, deberá identificar la relevancia, fiabilidad y eficacia de la información, que desde luego debe propender por el debido proceso, autonomía e imparcialidad.
Visto de esa manera, la evidencia de auditoría desempeña un rol de suma importancia no solo en el soporte de hallazgo que tiende a la mejora continua de los procesos en las organizaciones, sino que trasciende también a lo judicial, administrativo o disciplinario cuando a criterio del auditor, la conducta que desconoció el cumplimiento de los procedimientos amerita ser investigada por las autoridades correspondientes, relevancia que impone una carga especial para el auditor, pues sin duda por tratarse de una actividad de la administración pública, en la auditoría de control interno debe garantizarse el debido proceso, lo que implica el respeto de las garantías legales del recaudo, conservación y disposición final de la prueba, como también las formas propias del control interno.
Finalmente, no hay duda que la auditoría de control interno juega un papel de gran importancia al interior de las entidades públicas, al identificar debilidades en la administración de recursos y de personal, no en vano el Constituyente de 1991 así lo consideró en el artículo 269, importancia que se ve menguada por el incumplimiento de los presupuestos legales que regentan la obtención de los medios de prueba, lo cual a la postre impedirán la impunidad de conductas contrarias al deber; de manera que resulta de gran necesario fortalecer el ejercicio de auditoría y en especial diseñar estrategias que permitan el recaudo de la evidencia conforme los requisitos legales y Constitucionales.
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