El informe y la evidencia de auditoría en procesos sancionatorios

La constante evolución social, el insaciable interés por conseguir dinero, propiedades y lujos en menor tiempo y con poco esfuerzo, son algunos de los factores que afectan los intereses de las organizaciones públicas y privadas para el logro de sus objetivos, pues cada vez es más común identificar entidades que promueven acciones legales con génesis en la conducta punible, disciplinable o antieconómica de sus empleados, asunto que sin duda demanda del adecuado control interno o externo, lo cual imprime gran importancia la labor encomendada al auditor de gestión o auditor forense.

Soporte de lo anterior es el artículo 156 del Decreto 2106 de 2019, que al tenor literal reza:

“(…) Reportes del responsable de control interno. El artículo 14 de la Ley 87 de 1993, modificado por los artículos 9° de la Ley 1474 de 2011 y 231 del Decreto 019 de 2012, quedará así: “Artículo 14. Reportes del responsable de control interno. El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, en una entidad de la Rama Ejecutiva del orden nacional será…

Este servidor público, sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar a los organismos de control los posibles actos de corrupción e irregularidades que haya encontrado en ejercicio de sus funciones.  

(…)

Los informes de los funcionarios del control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten.” (Negrillas, cursivas y subrayas fuera del texto)  

Visto de esa manera, por voluntad del legislador, los informes de auditoría se constituyen como prueba al interior de los procesos de naturaleza sancionatoria que surjan de la evaluación independiente a cargo del auditor, informes de los que hacen parte entre otras las evidencias (pruebas), que son recolectadas a lo largo de la actividad y que sin dudas en aras de coadyuvar con la adecuada administración de justicia, deberán cumplir con un mínimo de requisitos de legalidad, pertinencia, conducencia y utilidad.

Ahora bien, la Norma Internacional de Auditoría (NIA 500), adoptada por Colombia para el ejercicio profesional de auditoría interna, define a la evidencia como:

“(…) la información/documentación utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión. La evidencia de auditoría incluye tanto la información contenida en los registros contables de los que se obtienen los estados financieros, como otra información complementaria…”   

Definición que permite comprender la importancia de la evidencia para la opinión que adoptará el auditor y su naturaleza homóloga con los medios de prueba que se recaudan a lo largo de las diferentes actuaciones judiciales, administrativas o fiscales, de ahí que el auditor con plena observancia de las disposiciones que regentan la ejecución de la auditoría, pero además acudiendo a la jurisprudencia y a la doctrina, debe adoptar metodologías que le permitan la adecuada recolección, conservación y disposición final de la evidencia, en aras de evitar vicios de nulidad que terminen afectando el adecuado trámite al interior de los procesos sancionatorios a cargo de las autoridades judiciales o administrativas.

Para efectos de lo anterior, resulta importante recordar que la palabra PRUEBA surge del término latín probatio probationis, la cual procede del vocablo probus, que significan lo bueno, de manera que, lo probado debe ser bueno y se debe ajustar a la realidad, por lo tanto, en la evaluación al cumplimiento de procesos y procedimientos por parte del auditor de gestión o forense, le asiste la obligación legal y reglamentaria de recaudar las evidencias que le permitan identificar las circunstancias de tiempo, modo y lugar, en las que se produjo la conducta administrativa generadora de hallazgo y establecer la incursión en conductas punibles, disciplinables o fiscales por parte de los empleados a cargo de la ejecución de los procesos y procedimientos.

Corolario de lo anterior, con observancia de procedimientos tales como la aplicación de los protocolos de cadena de custodia, el auditor debe recolectar y conservar los elementos, documentos o instrumentos, en los que soporta su opinión, so pena de su declaratoria de nulidad por yerros procedimentales, razón trascendental para hacer del ejercicio de auditoría una actividad profesional y garante de principios Constitucionales y legales propios del sistema probatorio Colombiano.

A manera de ejemplo, en el recaudo de las evidencias de auditoría conocidas como Inspección u observación de documentos y pruebas de recorrido para observar un proceso en acción, de tratarse de una inspección a lugares o cosas, el auditor deberá comunicar con claridad el objetivo de la evidencia, los lugares, fecha y hora de su realización, diligencia en la que deberá recaudar los elementos, instrumentos o documentos que le permitan sustentar su opinión de auditoría, asimismo de ser necesario podrá practicar encuestas, autoevaluaciones de riesgos, controles y entrevistas en las que de señalarse a un empleado o funcionario de la presunta incursión en conducta penal, fiscal o disciplinaria, el auditor deberá cumplir con los presupuestos legales del juramento, solo así la auditoría la auditoría de gestión o forense se constituye en verdadera auxiliar de la justicia.

En tal sentir, como quiera que, la prueba puede ser procesal, esto es, cuando se practica en desarrollo de un proceso, o extraprocesal cuando su realización se presenta fuera de la actuación judicial o administrativa, para el caso de la evidencia de auditoría que eventualmente hará parte de la noticia disciplinaria, penal o fiscal (informe final), salvo mejor criterio, debe ser más cuidadosa a la hora de su recaudo, pues se trata entonces de una prueba anticipada que terminará trasladada a la actuación sancionatoria y que seguramente será controvertida por el o los implicados.

Visto de esa manera, el auditor como colaborador de la justicia deberá recaudar las evidencias que considere pertinentes, conducentes, útiles, relevantes, fiables, oportunas y suficientes para demostrar la ocurrencia de un hecho contrario al deber legal o reglamentario en las organizaciones, evidencias que podrán ser Inspección u observación de documentos, recolección de testimonios a través de entrevistas, encuestas o autoevaluaciones de riesgos y controles, pruebas de recorrido para observar un proceso en acción, examen de datos que son continuamente monitoreados con la tecnología y recolección de imágenes fotostáticas o fílmicas, las cuales se aportarán en el informe final y que sin dudas además de respetar principios Constitucionales, deberán garantizar el cumplimiento de los protocolos que se vienen indicando en líneas anteriores, evitando de esa manera que al interior de la actuación judicial o administrativa sean tachadas de ilegales o excluidas por vicios de nulidad.

Lo anterior, a manera de ejemplo como acontece en los procesos disciplinarios que son regulados entre otros por el principio de permanencia de la prueba, que no es otra cosa que, todo lo allegado a la actuación desde la misma etapa de indagación previa o en proceso disciplinario y que tenga como propósito demostrar la ocurrencia de una conducta con la que se pudo afectar el deber funcional, es considerada prueba, lo cual sin duda exige que el recaudo de la evidencia de auditoría para los hallazgos con presunto alcance disciplinario cumplan de manera irrestricta con protocolos que aseguren su licitud, ello porque, los resultados de auditoría serán el soporte fundamental para la toma de decisiones por parte de las autoridades judiciales o administrativas.

Como se ha venido indicando, la auditoría de gestión o la forense, son un instrumento fundamental para las organizaciones públicas o privadas, pues en la evaluación independiente se emiten conceptos y opiniones que generan valor agregado y que contribuyen en la toma de decisiones por parte de la alta gerencia, pero además, su especial importancia radica en la identificación de conductas fraudulentas al interior de las entidades, las cuales son de conocimiento de los jueces o autoridades administrativas, de manera que, el actuar profesional del auditor facilitará que la justicia actúe con certeza y de esa manera combatir los delitos cometidos contra la administración pública o contra la empresa privada por parte de sus empleados o colaboradores.

Así las cosas, para lograr la adecuada colaboración con la administración de justicia, la auditoría de gestión o forense debe reunir características especiales que son señaladas por Peña Arbeláez y otros (2018) en el trabajo de grado para obtener el título de especialista en revisoría fiscal y auditoría integral, de la siguiente manera:

“(…) · ·Integración de conocimientos: Es conocedora de temas contables, de auditoría, criminología, de investigación y legales.  

• ·Recepción de pruebas: Esta característica hace referencia a que debe obtenerse diferentes tipos de evidencias como: circunstanciales, testimoniales, documentales, físicas y técnicos periciales. Para que estas evidencias se pueden habilitar como pruebas legales para acusación deben tener por lo menos tres de los cinco factores de admisibilidad.
• ·Recopilación de evidencias: Esta auditoría debe recurrir a diferentes fuentes de información como los organismos y archivos gubernamentales, bases de datos comerciales, fuentes empresariales, industriales y comerciales, documentos, archivos, valores, títulos, dinero en efectivo, fotografías, memorias móviles, microfilms, videos y evidencias electrónicas…” (Cursivas propias)

Características que sin dudas deben ser garantizadas por el auditor en cumplimiento de su propio Código de Ética, las disposiciones legales, reglamentarias, jurisprudenciales y doctrinales que han surgido en torno al papel más que fundamental que desempeña la evaluación independiente ejecutada en las auditorías, ello porque entre otras, las opiniones registradas en los informes finales de auditoría además de constituirse como plena prueba, a voces del artículo 408 de la Ley 906 de 2004, el auditor actúa como perito en razón a que se trata de una persona con título legalmente reconocido en una respectiva ciencia, técnica o arte.

Conforme se ha venido indicando, la tarea del auditor de gestión o forense, no es nada sencilla, razón por la que el estado, la sociedad y la administración de justicia, esperan el mayor de los compromisos en la labor que les fue encomendada, especialmente en la lucha frontal contra la corrupción y las conductas constitutivas de falta disciplinaria, penal o fiscal.